Veiligheid voor alles

Laten we beginnen met het vergelijken van een systeem selectie met een sollicitatieprocedure. Waar zitten de verschillen en wat zijn de overeenkomsten.
Eén groot verschil is dat u bij systeemselectie harde en keuze bepalende criteria kunt opstellen. Specifiek en meetbaar. Het systeem moet bijvoorbeeld zowel inhuis- als uithuis salarisverwerking ondersteunen. En uw ICT afdeling moet akkoord gaan met de techniek die de leverancier gebruikt. U laat zich daar natuurlijk bij adviseren. Of een applicatie client-server of web-enabled is, hoeft u immers niet te weten. Van belang is dat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk hun declaratie of verlofaanvraag kunnen indienen.

En natuurlijk eist u dat daarbij de Wet Bescherming Persoonsgegevens geborgd is.
Daar zit overigens een overeenkomst met de sollicitatieprocedure voor een nieuwe medewerker. Hoe gaat u de leverancier laten aantonen dat personeelsgegevens die over het internet gaan inderdaad niet gekaapt kunnen worden door een overijverige middelbare ICT-scholier met hackerambities? Misschien kunt u dit vergelijken met het screenen van medewerkers die solliciteren naar een functie in de beveiliging. In dat geval moet u een Verklaring Omtrent Gedrag eisen. En als de functie ook nog uitgeoefend moet worden op een luchthaven dan moet ook de Koninklijke Marechaussee een screening doen.
Voordat ik u misschien verlies: eis van de leverancier van het HR-systeem een verklaring die ook daadwerkelijk garandeert dat de personeelsgegevens goed beveiligd zijn. Als u dat aan een zakenpartner vraagt, zal u daarin alle medewerking krijgen.

Verdiep u in de organisatie

Een ander verschil tussen systeemselectie en een personeelselectie is dat u niet de vent, maar de tent selecteert. De overeenkomst is dat u altijd met mensen te maken heeft.
Doe daar uw voordeel mee. Laat niet alleen het verkoopteam van de leverancier aan u presenteren, maar nodig gerust iemand uit die u tijdens de implementatie gaat begeleiden. En bel voor de aardigheid een keer met de helpdesk.

Een leverancier die zich als zakenpartner profileert, komt wellicht uit zichzelf met suggesties om u een kijkje te gunnen in zijn organisatie. U krijgt bijvoorbeeld niet alleen de resultaten van recent klanttevredenheidsonderzoek, maar ook die van het MTO (medewerker tevredenheidsonderzoek) onder zijn eigen medewerkers. En u krijgt het sociaal jaarverslag met in, door- en uitstroom ratio, verzuimcijfers en het aangewende opleidings- en scholingsbudget.

Een groot verschil tussen personeel- versus systeemselectie is misschien wel het kredietwaardigheidonderzoek. Natuurlijk heeft u, dan wel uw afdeling Inkoop of uw collega directeur Financiële zaken, daar naar gevraagd toen u de mogelijke aankoop van een nieuw HR-systeem aankondigde. Het lijkt mij dat u dat kredietwaardigheid van een sollicitant bij personeelselectie niet standaard onderzoekt. Of u moet tot de branche behoren waar circa 40 % van het personeel uw afdeling Salarisadministratie ongevraagd laat trakteren op loonbeslagen.

Ambitieniveau en competenties

Het gaat bij de selectie van een HR-systeem ook om het selecteren van een organisatie die bij uw bedrijfscultuur past en die begrijpt dat u ambities wilt realiseren. Het aanschaffen en implementeren van software is daar slechts ondersteunend aan. Dan gaat het niet op de verkochte aantallen systemen, maar om de succesverhalen van geslaagde implementaties en gerealiseerde businesscases.

Een leverancier die zelf het HR-systeem maakt en onderhoudt, is een softwarehuis. Daar let u erop dat zo een organisatie kan aantonen dat zij weten wat daarvoor hun kerncompetenties zijn en hoe je die borgt. Goed en efficiënt kunnen programmeren, is voor een softwarehuis van belang.
Maar daar kan het niet bij blijven als dit softwarehuis ook implementatieconsultancy wil leveren. Dat dit aanvullende competenties vergt, behoeft misschien geen verdere onderbouwing bij HR-professionals. Maar ik schrijf het toch maar even uit, al was het maar zodat u kunt vaststellen dat wij het over hetzelfde hebben.

Het gaat bij implementatieconsultants om competenties op het gebied van veranderkunde. Vraag gerust aan de leverancier in uw selectietraject of zij een verandercase kunnen presenteren. En anders stuurt u zelf een situatieschets van de veranderingen die u zelf verwacht in uw eigen organisatie. De invoering van e-HRM is immers een ingrijpende gebeurtenis: uw eigen HR-medewerkers, maar ook de lijn en hun mensen zullen anders moeten gaan werken. Digitaler en meer vanuit de procesondersteuning die het nieuwe e-HRM systeem biedt.
De uitwerking van een verandercase door de beoogde leverancier, verschaft u inzicht in de mate waarin deze in staat kan zijn u te helpen bij de cultuuromslag die nodig is bij de invoering van e-HRM in een traditionele papiergedreven organisatie. Voldoende veranderbereidheid en -capaciteit van uw middle management is immers één van de randvoorwaarden om mensen ook daadwerkelijk gebruik te laten maken van digitale personeelsdossiers.

Maak werk van uw selectie

Systeemselectie kan niet zonder leverancierselectie. Leverancierselectie lijkt op de selectie van mensen en dat is deels ook zo, maar daarbij doen zich meer verschillen dan overeenkomsten voor. Laat u daarbij van tevoren goed informeren over de valkuilen.
Mocht u daar onverhoopt toch nog niet van overtuigd zijn, dan zie ik uw stelling met tegenargumenten graag tegemoet via . Maar u mag natuurlijk ook bellen op 06-21294109 om uw instemming te betuigen

Door : Howard Woei,
Vroom Consultancy

Kunt u niet op dit artikel reageren?

Login of registreer uzelf.