Uit bovenstaand artikel blijkt dat organisaties de laatste tijd weer behoorlijk investeren in HRM-applicaties. De investeringen die organisaties doen in HRM-applicaties zijn doorgaans onderdeel van een groter efficiency traject, zoals bijvoorbeeld het oprichten van een Shared Service Center HR. Dit organisatieconcept, met beter gezegd, bijbehorende (e-)HRM-applicaties moeten binnen een vooraf gestelde termijn de gewenste efficiency doelstellingen gaan realiseren.

Maar hoe toetst u in welke mate het door u te selecteren dan wel geïmplementeerde (e-) HRM-systeem daadwerkelijk bijdraagt aan uw efficiency doelstellingen? In uw businesscase zou u het antwoord moeten kunnen vinden! Helaas blijkt uit onze praktijk dat 70% van de organisaties (e-)HRM projecten starten zonder businesscase. Indien er onverhoopt wel een businesscase voorhanden is, is deze vaak kwantitatief onvoldoende onderbouwd.

De kern van het probleem is dat P&O niet vertrouwd is met het opstellen van een businesscase. Investeringsbeslissingen op basis van trends in de markt worden in de regel vaker genomen dan op basis van gefundeerde financiële stuurgetallen.
Een ander negatief aspect is dat (e-)HRM projecten vaker uitgesteld worden, of helemaal geen doorgang vinden, als gevolg van het ontbreken van een businesscase.

(e-)HRM projecten waarbij de businesscase als stuurmiddel wordt gebruikt, zijn succesvoller. Dit is gelegen aan het feit dat de businesscase niet alleen als rechtvaardiging voor het opstarten van het project wordt gehanteerd, maar ook voor de uitvoer, het vervolg en (evt. vroegtijdig) afsluiten van het project. Een businesscase met een positieve kosten - baten analyse leidt eveneens tot een groter draagvlak binnen uw organisatie.
Deze kritische succesfactor wordt in de businesscase aangeduid met Return On Investment (ROI). Een afgeleide van de ROI is de Pay Back Period (PBP). De formule
(afb. 1) toont aan dat u geen bedrijfseconoom hoeft te zijn om deze stuurgetallen zelf berekenen.

Afb 1. ROI en PBP

Organisaties hebben meer moeite om de netto besparing, onderdeel van bovenstaande formules, in kaart te brengen. Met andere woorden: wat gaat u werkelijk besparen bij aanschaf van een (e-)HRM applicatie?

Afb 2. Voorbeeld fasering systeemselectie

In bovenstaand voorbeeld (afb.2) wordt schematisch een mogelijke fasering voor een
(e-) HRM implementatie weergegeven. Natuurlijk verdienen alle activiteiten de nodige aandacht voor het uitvoeren van een succesvol (e-)HRM project. Echter zijn de activiteiten:
• Procesanalyse
• Fitanalyse
• Opstellen businesscase
• Toetsing ROI
van essentieel belang bij het bepalen van het rendement en effectiviteit van uw (e-)HRM investering.

Tijdens de procesanalyse dienen uw huidige processen (AS – IS-situatie) en toekomstige processen (TO – BE-situatie) in kaart te worden gebracht. Kwantificeer de AS - IS en TO - BE processen in termen van bewerkingstijd, doorlooptijd, frequentie, functietarieven enz. Vanuit de AS – IS-situatie worden de huidige knelpunten ‘geïdentificeerd’. In principe mag u ervan uitgaan dat wanneer knelpunten opgelost kunnen worden, er concrete financiële voordelen te behalen zijn! Het is raadzaam om de procesanalyse uit te voeren met medewerkers die direct bij de processen betrokken zijn. Bijkomend voordeel is dat er een gezamenlijke visie ontstaat met betrekking tot de toekomstige processen, waar de eisen / wensen vervolgens uit gedestilleerd kunnen worden. Het risico op ‘herautomatisering van bestaande knelpunten’ wordt hierdoor aanzienlijk beperkt.

Samen met uw shortlist leveranciers analyseert u of de huidige knelpunten opgelost kunnen worden. De zogeheten fit - gap analyse (afb 3). Met andere woorden in hoeverre is de leverancier in staat uw TO – BE processen geautomatiseerd te ondersteunen?

Afb 3. Fit-Gap analyse

Doordat tijdens procesanalyse de processen reeds zijn gekwantificeerd, is een rekensom van de financiële voordelen per shortlist leverancier vrij eenvoudig te maken. Het is zelfs mogelijk om deze analyse volledig geautomatiseerd te laten plaatsvinden. We spreken dan van processimulatie. Geautomatiseerde processimulatie (afb. 4) is een uitstekende methode om snel inzicht te verkrijgen in het rendement en effectiviteit van verschillende processcenario’s in relatie tot (e-)HRM applicaties.

Afb. 4 Voorbeeld geautomatiseerde processimulatie

Een groot voordeel van deze methodiek is dat met een ‘paar simpele drukken op de knop’ meerdere investeringsscenario’s gegenereerd kunnen worden die vervolgens opgenomen kunnen worden in de businesscase. Overigens is deze methodiek ook geschikt om na een (e-)HRM implementatie de feitelijke besparing te meten en te toetsen aan vooraf ‘door uzelf’ opgestelde ROI berekeningen!

Door : Edwin van Teeffelen,
Consultant Vroom Consultancy

Kunt u niet op dit artikel reageren?

Login of registreer uzelf.